Valtuuston kokouksen kuulumiset (SIKV7)

 

SIKV7/18 kuulumisia:

Valtuusto kokousti aiheenaan killan toiminta kolmannella kvartaalilla, lippu- ja merkkiohjesäännön päivitys, linjapaperi vuodelle 2019 sekä toimintakertomus ja tilinpäätös 2017 ja niiden hyväksyntä.

Paikalla oli 12 varsinaista valtuutettua ja 3 varavaltuutettua. Lisäksi muutama valtuutettu saapui paikalle myöhässä.

Ilmoitusasioina kerrottiin:

  • Kilta on valinnut toimihenkilöt vuodelle 2019.
  • 4.12. järjestetään killan uuden brändin julkkarit.
  • Killan vuoden 2018 valtuuston viimeisessä kokouksessa nautittu pizza on hyvää ja sitä on riittävästi.

Käytiin läpi ja merkittiin tiedoksi hallituksen selonteko toiminnastaan vuoden kolmannelta kvartaalilta.

  • Hallituksen henki on kokonaisuudessaan ollut hyvä, mutta stressiä ja kiirettä on ollut ilmassa
  • Kvartaalin suurimipia asioita olivat orientaatioviikko ja kähmyjen aukeaminen, jotka molemmat sujuivat hyvin.
  • Elepajatoimikunnalta ei ole saatu toimintakertomusta vuoden kolmelta ensimmäiseltä kvartaalilta lainkaan.

Käytiin läpi ja merkittiin tiedoksi välitilinpäätös vuoden kolmannelta kvartaalilta.

  • Q3 oli arvioitua ylijäämäisempi, mikä johtuu pääasiassa siitä, ettei historiaprojektiin budjetoituja rahoja ole vielä Q3:n aikana käytetty ja menoja on kauttaaltaan yliarvioitu.
  • Myös tuloja oli yliarvioitu, ja suurin yksittäinen tekijä tähän on sitsien rahaliikenteen kulkeminen muiden yhdistysten kautta.

Päivitettiin killan lippu- ja merkkiohjesääntö vastaamaan uuden visuaalisen ilmeen mukaista tunnusta tarpeellisilta osin.

  • Valtuutettu Leino jätti tehtyyn päätökseen eriävän mielipiteen.

Käytiin läpi uusi graafinen ohjeisto, jossa määritellään killan logo ja tunnus ja ohjeistetaan niiden käytöstä. Lisäksi ohjeistossa esitellään värimaailma, typografia, graafiset elementit sekä brändikuvat ja esitellään niiden sovelluksia.

Hyväksyttiin toimintakertous, tilikertomus ja tilinpäätös vuodelta 2017.

Myönnettiin vastuuvapaus vuoden 2017 tilivelvollisille.

Hyväksyttiin linjapaperi vuodelle 2019.

  • Linjapaperissa on nostettu esiin kolme tärkeää teemaa ensi vuodelle: uuden brändin käyttöönotto, viestintä ja käteisen rahan käsittely.
  • Brändin käyttöönotossa toivotaan toimijoilta suunnittelua ja priorisointia, jotta uusi visuaalinen ilme ja strategia saadaan käyttöön mahdollisimman nopeasti, mutta niin, ettei siitä aiheudu suurta ylimääräistä taakkaa hallitukselle.
  • Viestinnässä ehdotetaan ensi vuonna killan viestintäkanavien päivitystä eli turhien kanavien lakkauttamista, mahdollisesti uusien kanavien luomista ja aktiivisista kanavista tiedottamista
  • Käteisen rahan käsittelystä kirjattiin ylös toimintamalleja, joiden avulla käteisen rahan häviämisen mahdollisuus minimoidaan.

Keskusteltiin valtuuston hyvistä ja huonoista puolista sekä valtuuston tarpeellisuudesta.

  • Suurin osa paikallaolijoista oli valtuuston lakkauttamisen kannalla.

Lopuksi kiitettiin aktiivisimpia valtuutettuja, joista valtuutettu Silfverberg on ollut erityisen aktiivinen monella valtuuston osa-alueella, ja valtuutetut Petäjäaho ja Opas sekä varavaltuutettu Mäki ovat käyneet kaikissa valtuuston kokouksissa.

Valtuuston toiminan yhteenveto vuodelta 2018:

  • Aktiivisuus:
    • keskimäärin valtuutetut ja varavaltuutetut ovat olleet paikalla 4,6:ssa kokouksessa seitsemästä
    • vain yksi varavaltuutettu ei ole osallistunut yhteenkään kokoukseen, muuten valtuutetut ja varavaltuutetut ovat olleet paikalla vähintään kolmessa kokouksessa
  • Valtuusto kokousti 7 kertaa
  • Vuoden 2018 aikana päivitettiin sekä killan säännöt (2. kokous) että kaikki ohjesäännöt ja myös vaalijärjestys
  • Valtuustolla oli 4 työryhmää: jatkuvuus- ja kehitystyöryhmä, sääntötyöryhmä, viestintätyöryhmä ja tapahtumatyöryhmä
    • Jatkuvuus- ja kehitystyöryhmä tuotti killan palautekyselyn ja koonnin siitä
    • Sääntötyöryhmä uudisti ohjesäännöt ja vaalijärjestyksen
    • Viestintätyöryhmä listasi killan viestintäkanavat ja pohti niiden aktiivisuutta ja tarpeellisuutta
    • Tapahtumatyöryhmä ei ollut aktiivinen